Moet ik een aandelenregister bijhouden?

Gepubliceerd in Tips op 25 December 2018

Een aandelenregister (ook wel een aandeelhoudersregister genoemd) is net zoals de verzekeringspapieren in jouw wagen: je hebt het niet veel nodig, maar als je ze nodig hebt is het een onmisbaar document. Een aandelenregister is in dit verband niet alleen een wettelijke verplichting, het is een cruciaal document bij een eventuele overdracht van de aandelen van een vennootschap dat vergaande fiscale gevolgen kan hebben. In dit artikel bekijken we waarom een aandelenregister bijgehouden moet worden en wat de gevolgen zijn.

Elke BVBA en NV is verplicht een aandelenregister bij te houden

Het Wetboek van vennootschappen bepaalt dat elke BVBA of NV een aandelenregister moet bijhouden op de zetel van de vennootschap (het officieel adres van de vennootschap). Een aandelenregister dient gehouden te worden doorheen het hele leven van de vennootschap, en zelfs tot een periode van vijf jaar na de vereffening van de vennootschap. In een NV is het de taak van de raad van bestuur om ervoor te zorgen dat het aandelenregister nauwkeurig wordt bijgewerkt. In een BVBA is het de zaakvoerder(s) die deze verantwoordelijkheid hebben.

Een belangrijk document in de praktijk

Gezien er geen specifieke sancties voor het niet-naleven van de verplichting tot het bijhouden van een aandeelhoudersregister bestaat, zoals een boete (let wel: dit wilt niet zeggen dat er geen gevolgen zijn), wordt een aandeelhoudersregister soms niet bijgehouden. Het probleem stelt zich evenwel bij een eventuele overdracht van de onderneming, of een andere wijziging in de aandeelhouders van de vennootschap zoals de instap van een externe investeerder.

In dergelijke gevallen moet de wijziging in de aandeelhouders immers geregistreerd worden in het aandelenregister. Bij een overdracht van de onderneming door een verkoop van de aandelen, moet deze verkoop geregistreerd worden. Ook dit is een wettelijke verplichting die niet onbelangrijk is: het is namelijk door deze registratie dat de koop-verkoop van de aandelen bewezen kan worden. De koper van aandelen zal in deze gevallen bijgevolg aandringen om de overdracht van de aandelen te registreren in het aandelenregister. Daarvoor moet er natuurlijk wel een aandelenregister bestaan. Daarenboven, de koper van aandelen zal het aandelenregister veelal vóór de verkoop willen zien om zeker te zijn dat de verkoper in kwestie de eigenaar is van deze aandelen. Ook hier is het dus belangrijk om een aandelenregister te hebben.

Je zou in dit verband kunnen denken dat een aandelenregister minder belangrijk is in een familieonderneming, gezien in deze context meer gerekend wordt op vertrouwen. Ook in een familiecontext is het aandelenregister echter van belang. Om bijvoorbeeld gebruik te maken van de vrijstelling van schenkbelasting voor de overdracht van familiale ondernemingen zal men immers aan de fiscus moeten tonen dat de schenker of dienst familie minstens 50% van de aandelen bezit. De fiscus zal bijgevolg een kopie opvragen van het aandelenregister om dit vast te stellen.

Ten slotte zal een bank ook het aandelenregister willen zien in het geval een vennootschap een lening aangaat, al dan niet met het verlenen van een pand op de aandelen van dergelijke vennootschap.

Gevolgen bij het niet-naleven van de wettelijke verplichting

We maken hier graag een onderscheid tussen de wettelijke gevolgen van het niet-naleven van de verplichting tot het bijhouden van een aandeelhoudersregister en de gevolgen die zich kunnen stellen in de praktijk. Wat het eerste betreft, zijn de belangrijkste gevolgen dat zowel de vennootschap als de bestuurders (voor de NV) of zaakvoerder(s) (voor de BVBA) aansprakelijk zijn. Dat de bestuurders of zaakvoerder(s) aansprakelijk gesteld kunnen worden, is niet onbelangrijk. Dit wilt immers zeggen dat je met jouw eigen vermogen aansprakelijk bent en je dus niet achter de beperkte aansprakelijkheid van jouw vennootschap kan schuilen. In deze gevallen zal het wel nodig zijn om schade aan te tonen dat veroorzaakt werd door de onjuistheden in het register of het niet-bestaan van het register. Dit is in de praktijk niet eenvoudig, waardoor het risico van deze aansprakelijkheid minder groot wordt.

De belangrijkste gevolgen voor het niet-naleven van de verplichting tot het bijhouden van een aandeelhoudersregister stelt zich evenwel in de praktijk. Zoals hierboven reeds werd geschreven, is het aandelenregister een onmisbaar document bij elke wijziging van in de aandeelhouders van de vennootschap zoals een verkoop van de aandelen. Indien geen aandeelhoudersregister bestaat zal bij het plaatsvinden van een dergelijke transactie het ontbrekende register aangemaakt moeten worden. Gezien het aandeelhoudersregister gereconstrueerd zal moeten worden vanaf de oprichting van de vennootschap, kan dit veel tijd en geld kosten. Een advocaat of andere juridische adviseur zal immers niet alleen het register moeten opstellen, maar ook nagaan wie de vorige aandeelhouders waren en de nodige vennootschapsrechtelijke documenten opstellen zoals notulen van de raad van bestuur. Daarenboven geeft het geen goede indruk aan een eventuele koper indien het register niet te bespeuren is, dat soms zelfs een impact kan hebben op de verkoopprijs van de aandelen.

Impact van het nieuwe Wetboek van vennootschappen

Midden 2019 zal het nieuwe Wetboek van vennootschappen in werking treden. Naast talrijke andere wijzigingen, zal het aandelenregister nog belangrijker worden. Het nieuwe wetboek zal immers voorzien in strengere vereisten dan thans het geval is. Enkele van de nieuwigheden zijn onder meer dat de statutaire en contractuele overdrachtsbeperkingen van de aandelen vermeld zullen moeten worden, alsook de aan elk aandeel verbonden stemrechten en winstrechten en hun aandeel in het vereffeningssaldo. Deze verstrenging is het gevolg van de toegenomen flexibiliteit onder het nieuwe Wetboek van vennootschappen, waardoor de (toekomstige) aandeelhouders nood hebben aan een duidelijk overzicht van de aan de aandelen verbonden rechten en verplichtingen.

Conclusie

Het aandelenregister is een belangrijk document, en is een van de kerndocumenten van een vennootschap naast de statuten. Naast de wettelijke verplichting om een aandelenregister (nauwkeurig) bij te houden, hecht de praktijk veel belang aan het register. Hoewel er geen specifieke sancties voorzien zijn in de wet voor het niet-bijhouden van een register, zal men in de praktijk altijd het aandelenregister willen raadplegen voor belangrijke transacties. Om onnodige kosten te vermijden door het aandelenregister retroactief te reconstrueren, is het daarom verstandiger om het aandelenregister vanaf de oprichting van de vennootschap nauwkeurig bij te houden. In de toekomst zal dit met het nieuwe Wetboek van vennootschappen alleen maar belangrijker worden.

Share on:
Andere artikelen