Ik ben mijn aandelenregister kwijt, wat nu?

Gepubliceerd in Tips op 04 November 2019

Het komt regelmatig voor: het aandelenregister is verloren gegaan of kan simpelweg niet meer teruggevonden worden. Zoals we in ons vorig artikel schreven, is het hebben en nauwkeurig bijhouden van een aandelenregister een (wettelijke) verplichting. De vraag stelt zich dus wat je in dergelijk geval doet.

Verantwoordelijkheid van de bestuurders of zaakvoerder(s)

Zoals we eerder schreven is het de verantwoordelijkheid van de bestuurders (voor de NV) of zaakvoerder(s) (voor de BVBA) om het aandelenregister nauwkeurig bij te houden. Indien het aandelenregister immers niet nauwkeurig wordt bijgehouden, dan zijn het deze personen die persoonlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden. Deze aansprakelijkheid is echter behoorlijk theoretisch. Belangrijker is dat bij een belangrijke transactie van de vennootschap dit aandelenregister cruciaal is. Indien het aandelenregister niet meer gevonden kan worden, doe je er daarom goed aan om deze situatie recht te zetten. Je kan daarbij diensten gebruiken zoals Aandelenregisterkwijt.be die alle nodige documenten voor jou zullen opstellen of verder lezen hoe je te werk gaat.

Een jonge vennootschap of weinig wijzigingen in het aandeelhouderschap

De zaken zijn behoorlijk eenvoudig indien er sinds de oprichting van de vennootschap weinig wijzigingen hebben plaatsgevonden aan het aandeelhouderschap van de vennootschap. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de vennootschap in kwestie twee jaar geleden werd opgericht met drie vennoten, en indien deze vennoten hun aandelen niet hebben verkocht. In dergelijke situaties is het mogelijk om een nieuw aandeelhoudersregister aan te maken, in een digitaal of fysiek exemplaar, en dit nieuw aandelenregister te laten ondertekenen door alle bestaande aandeelhouders. Het is aan te raden om notulen van de raad van bestuur (voor de NV) of van de zaakvoerder(s) (voor de BVBA) op te stellen waarbij deze situatie wordt neergeschreven. Meer in het bijzonder kan in de notulen worden opgenomen dat het aandelenregister niet meer gevonden kon worden, dat een nieuw aandelenregister werd opgesteld waarbij het bestaande aandeelhouderschap werd in opgenomen met de vermelding van de aandeelhouders en het aantal aandelen dat elk van deze aandeelhouders bezit en ten slotte dat sinds de oprichting van de vennootschap het aandeelhouderschap niet werd gewijzigd.

Een vennootschap met een meer complexe historiek

Indien de vennootschap waarvan het aandelenregister niet meer teruggevonden kan worden een meer complexe aandeelhoudershistoriek heeft, is het belangrijk om deze historiek grondig uiteen te zetten in de notulen van de raad van bestuur (voor de NV) of van de zaakvoerder(s) (voor de BVBA). Met een meer complexe aandeelhoudershistoriek bedoelen we een vennootschap waarrond al meerdere belangrijke transacties hebben plaatsgevonden, zoals de koop-verkoop van aandelen, een eventuele kapitaalverhoging, enz. In een dergelijke situatie moet eveneens, net zoals hierboven, een nieuw aandeelhoudersregister aangemaakt worden en deze laten ondertekenen door alle bestaande aandeelhouders. In de notulen is het belangrijk om vervolgens de hele historiek van het aandeelhouderschap neer te schrijven en te reconstrueren. Cruciaal is daarbij te verwijzen naar concrete data en documenten die hierbij als kapstokken kunnen dienen en geverifieerd kunnen worden. Doordat deze documenten en data geverifieerd kunnen worden, kan er achteraf minder discussie bestaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vermelding van de koop-verkoopovereenkomst van aandelen en de datum waarop deze werd ondertekend, of een notariële akte waarbij het kapitaal werd verhoogd en waarbij het aandeelhouderschap werd in opgenomen. Een nuttige tip hierbij is dat alle notariële akten online te raadplegen zijn op de website van het Belgisch staatsblad.

Hulp nodig bij het reconstrueren van jouw aandelenregister?

Via Aandelenregisterkwijt.be kan je heel makkelijk geholpen worden bij de reconstructie van je aandelenregister. Op basis van de door jou aangeleverde informatie stellen de juristen van Aandelenregister.be de nodige documenten op volgens de marktpraktijk. De door jou aangeleverde informatie wordt gecontroleerd door onze gespecialiseerde juristen op basis van publiek beschikbare informatie zoals het KBO en het Belgisch Staatsblad. Om een nieuw verlies te vermijden bezorgt Aandelenregisterkwijt.be ten slotte het gereconstrueerde aandelenregister digitaal via Clarico.

Share on:
Andere artikelen