Het UBO-register, wat is dat nu eigenlijk?

Gepubliceerd in Tips op 20 February 2020

Sinds kort zijn zo goed als alle Belgische vennootschappen verplicht om een zogenaamd ‘UBO-register’ bij te houden. Maar wat is dat nu eigenlijk, het UBO-register?

Uiteindelijke begunstigde van de vennootschap

‘UBO’ staat voor Ultimate Beneficial Owner. In het Nederlands is dit de ‘uiteindelijke begunstigde’. Dit is, kort gezegd, een natuurlijke persoon of een rechtspersoon (zoals een andere vennootschap of vereniging) die op de een of andere manier controle uitoefent over de vennootschap in kwestie.

Sinds eind 2019 is het voortaan verplicht om, voor wat betreft deze UBO’s:

  • Adequate, nauwkeurige en actuele informatie over deze personen te verzamelen en bewaren
  • Deze informatie elektronisch in te dienen in het UBO-register

Het UBO-register is een register dat online wordt bijgehouden door FOD Financiën, publiek toegankelijk is en geraadpleegd kan worden op het MyMinfin-portaal.

Wie zijn de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap?

UBO’s zijn de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of van de aandelen bezitten. Een natuurlijke persoon kan dus ook onrechtstreeks in deze categorie vallen, indien deze persoon 50% van de aandelen heeft in vennootschap A en vennootschap A op diens beurt 50% van de aandelen heeft in vennootschap B. Deze persoon is bijgevolg een UBO van zowel vennootschap A als vennootschap B.

Indien er geen enkele aandeelhouder met een belang van meer dan 25% is, dan moeten de personen of vennootschappen worden vermeld die bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst een belang van meer dan 25 procent controleren. Als het aandeelhouderschap echt te versnipperd is, moeten de bestuurders als uiteindelijke begunstigde in het register worden opgenomen.

Wat zijn de verplichtingen?

De bestuurders van een vennootschap moeten rekening houden met de volgende vier verplichtingen:

  • Registreren van de UBO(s) in het register. De vennootschap moet nagaan wie haar 'uiteindelijke begunstigde(n)' zijn, diens informatie verzamelen en vervolgens registreren.
  • Bijwerken van de gegevens. Elke volgende wijziging van de gegevens in het UBO-register moet binnen een maand na (het verkrijgen van kennisname van) de wijziging aan het UBO-register worden doorgegeven.
  • Jaarlijkse bevestiging van de gegevens. In ieder geval moeten de gegevens in het UBO-register jaarlijks worden bevestigd en/of worden gewijzigd.
  • Informeren van UBOs. Naast het verzamelen, registreren en registreren van UBO-informatie zijn vennootschappen ook verplicht om hun UBOs te informeren over het registratieproces hun rechten. Wat zijn de sancties?

Het is de verantwoordelijkheid van de bestuurders om het UBO-register nauwkeurig bij te houden. Indien het UBO-register niet (nauwkeurig) wordt bijgehouden, kan een administratieve boete worden opgelegd van maximaal 50.000€. Verder kan er ook een afzonderlijke strafrechtelijke boete volgen en geldt de gebruikelijke bestuurdersaansprakelijkheid voor bestuurders die nalaten aan de verplichtingen te voldoen.

Een digitaal aandelenregister als onmisbare tool voor het UBO-register

Zoals we hierboven hebben uitgelegd is een persoon een UBO indien deze persoon rechtstreeks of onrechtstreeks 25% van de aandelen of stemrechten bezit. Het is dus cruciaal dat de vennootschap deze informatie bijhoudt. Het UBO-register moet immers worden aangepast indien deze informatie wijzigt. Indien jouw vennootschap een digitaal aandelenregister bijhoudt, wordt het veel makkelijker om deze informatie na te gaan en eventueel aan te passen. Zo zie je in één oogopslag welke aandeelhouders 25% of meer van de aandelen bezitten.

Toch nog hulp nodig bij het registreren van jouw UBO’s?

De registratie gebeurt online via het MyMinfin-portaal. Het is ook mogelijk om een mandaat te geven aan een derde-partij zodat deze persoon de registratie in uw naam kan doen. Zo kan je bijvoorbeeld via MijnUBO.be heel makkelijk geholpen worden bij het vervullen van de UBO-verplichtingen. Op basis van de door jou aangeleverde informatie stellen de juristen van MijnUBO.be de nodige documenten op volgens de marktpraktijk. De door jou aangeleverde informatie wordt gecontroleerd door onze gespecialiseerde juristen en het UBO-register wordt automatisch ingevuld.

Share on:
Andere artikelen